PDI - Cap 13 - Avaliação e Acompanhamento do Plano de Desenvolvimento Institucional

AVALIAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DO PLANO DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL

13.1 Avaliação do PDI

O processo de acompanhamento e avaliação do desenvolvimento institucional consiste em uma oportunidade para que a gestão avalie a efetividade na execução das Políticas estabelecidas no PDI e dentro de um processo de transparência, permita a comunidade acadêmica refletir sobre as suas atividades e possibilidades de conhecer e analisar, criticamente, a instituição numa perspectiva de totalidade, propondo, de forma coletiva e participativa, medidas para o seu aperfeiçoamento institucional, com vistas à melhoria da qualidade acadêmica.

O acompanhamento e a avaliação do PDI serão coordenados pela área de Desenvolvimento Institucional articulada às demais áreas da reitoria e à gestão dos campi, em trabalho conjunto com a Câmara de Planejamento e Desenvolvimento Institucional e com a Comissão Própria de Avaliação (CPA).  O eixo norteador do processo de acompanhamento e avaliação do PDI repousa na oportunidade de comparar a missão, os objetivos, as políticas institucionais e as metas com o que vem, de fato, sendo realizado. Com isso, ensejamos construir o conhecimento sobre a própria realidade, compreendendo o significado de suas ações, objetivando melhorar a qualidade da educação e alcançar maior relevância social.

O desdobramento dos Objetivos Estratégicos nas unidades do IFFluminense é outra ação que se apresenta como decisiva para que as metas institucionais sejam alcançadas, reforçando o compromisso institucional em entregar valor à sociedade. Para orientar o desdobramento dos Objetivos Estratégicos nos campi e na reitoria, a cada exercício, será concebido o Plano de Ação Anual (PAA), instrumento operacionalizador dos objetivos traçados no planejamento estratégico, o qual possibilita também a organização da disponibilidade de recursos orçamentários em projetos estratégicos e demandas de manutenção da instituição, de acordo com as prioridades.

O PAA é adotado como prática de gestão desde 2019 e continuará sendo um importante instrumento de execução dos programas e projetos institucionais e elo principal com o planejamento estratégico. A cada exercício será desenvolvido por cada campus e pela reitoria de forma a apontar as atividades a serem desenvolvidas anualmente que dão materialidade à estratégia definida, que dependendo dos contextos interno e externo, poderão ser atualizadas anualmente.

Para acompanhar e avaliar a execução dos PAA’s nos campi e na reitoria, o IFFluminense conta com diferentes ferramentas de gestão. Os desdobramentos do PDI, especialmente, o acompanhamento do Planejamento Estratégico e o PAA serão monitorados pelo Conselho de Campus, pelas Pró-Reitorias e Diretorias Sistêmicas.

Com o alinhamento dos instrumentos de avaliação ao seu planejamento estratégico, os indicadores poderão ser mensurados periodicamente, permitindo que a comunidade e os gestores verifiquem se as metas estabelecidas estão sendo alcançadas e, consequentemente, avaliem a necessidade de repactuá-las ou de redefinir o planejamento em um ou mais de seus níveis.

Destaca-se ainda a relevância do processo de elaboração do Relatório de Gestão. Instrumento de caráter obrigatório, normatizado e auditado pelos órgãos externos de controle, que traduz em seu conteúdo, de forma objetiva, todo o fazer institucional ao longo do exercício, tanto na esfera educacional, compreendendo ensino, pesquisa, extensão e inovação, como na esfera da gestão. Em síntese, apresenta para a sociedade e comunidade acadêmica os resultados obtidos e as dificuldades enfrentadas pela instituição no exercício, considerando os ativos tangíveis e intangíveis.

Adicionados, o Relatório de Autoavaliação Institucional, elaborado anualmente pela CPA, e o Relatório de Gestão constituem-se nos principais documentos de avaliação do desenvolvimento institucional.

Por fim, para além da necessidade de disponibilização de dados, informações e conhecimento, por meio de relatórios e sistemas de informação, para que seja possível a análise sobre a evolução do desempenho institucional, será de grande importância tanto a liderança das equipes gestoras nos processos analíticos e de ajustes, quanto a participação da comunidade acadêmica na apropriação e na discussão dos resultados.

É por meio de análises críticas e fundamentadas que se aprimora o ciclo de gestão, possibilitando a correção da trajetória em prol do alcance das finalidades institucionais e atendimento às políticas públicas delineadas.

13.1.1 Comissão Própria de Avaliação (CPA)

A Comissão Própria de Avaliação é um órgão de assessoramento, vinculado à Reitoria, com o objetivo de realizar a autoavaliação institucional e avaliação de cursos de forma democrática e participativa.

A Avaliação Institucional está inserida no Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior (Sinaes), criado pela Lei Nº 10.861 de 2004 e divide-se em: Autoavaliação ou também denominada Avaliação Interna, realizada  na instituição pela CPA e as Avaliações Externas realizadas pelo Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira - Inep.

A Autoavaliação realizada no IFFluminense considera as dez dimensões propostas pelo Sinaes para organizar os procedimentos e instrumentos de Avaliação Interna, a saber:

    - a missão e o plano de desenvolvimento institucional;

    - política para o ensino, a pesquisa, a pós-graduação, a extensão e as respectivas formas de operacionalização, incluídos os procedimentos para estímulo à produção acadêmica, as bolsas de pesquisa, de monitoria e demais modalidades;

    - a responsabilidade social da instituição, considerada especialmente no que se refere à sua contribuição em relação à inclusão social, ao desenvolvimento econômico e social, à defesa do meio ambiente, da memória cultural, da produção artística e do patrimônio cultural;

    - a comunicação com a sociedade;

    - as políticas de pessoal, as carreiras do corpo docente e do corpo técnico-administrativo, seu aperfeiçoamento, desenvolvimento profissional e suas condições de trabalho;

    - organização e gestão da instituição, especialmente o funcionamento e representatividade dos colegiados, sua independência e autonomia na relação com a mantenedora, e a participação dos segmentos da comunidade universitária nos processos decisórios;

    - infra-estrutura física, especialmente a de ensino e de pesquisa, biblioteca, recursos de informação e comunicação;

    - planejamento e avaliação, especialmente os processos, resultados e eficácia da auto-avaliação institucional;

    - políticas de atendimento aos estudantes;

    - sustentabilidade financeira, tendo em vista o significado social da continuidade dos compromissos na oferta da educação superior.

A análise dos dados e das informações geradas na Autoavaliação Institucional é disponibilizada aos gestores da Reitoria, dos campi e demais unidades administrativas do Instituto, servindo como insumo para o plano estratégico da instituição, além de serem publicizadas no Portal do IFFluminense.

A avaliação interna coordenada pela CPA propicia à comunidade acadêmica conhecer e refletir sobre a sua própria realidade, seus pontos fortes e suas fragilidades, enfatizando a sua importância para o autoconhecimento e a responsabilidade de todos na construção e/ou redefinição de ações eficazes para o fortalecimento do IFFluminense.

A participação da sociedade civil organizada e da comunidade acadêmica na CPA é um fator preponderante para que a Autoavaliação Institucional ocorra de forma democrática. Essa participação ocorre por intermédio das representações do corpo discente, do corpo docente, dos técnicos-administrativos e da sociedade civil organizada, seguindo os critérios estabelecidos em seu regimento, aprovado pela Resolução IFF nº 57/2021.

A avaliação interna realizada pela CPA no IFFluminense qualifica-se em  não ser um fim em si, mas por ser um meio,  que contribui para  o processo de aperfeiçoamento de desempenho da Instituição, com informações que possam favorecer a melhoria da qualidade do ensino, da pesquisa e da extensão.

13.2 Monitoramento e Atualização do PDI

O monitoramento do PDI será realizado com o apoio de ferramentas digitais automatizadas, com a emissão de relatórios periodicamente, que serão levados às reuniões dos colegiados para apreciação e publicizados no Portal do IFFluminense.

Conforme discutido na seção anterior, para avaliar a execução do PDI, o IFFluminense conta, prioritariamente, com a CPA. Outra ferramenta de gestão fundamental no processo de avaliação institucional são os órgãos colegiados, como o Colégio de Dirigentes e o Conselho de Campus. A atuação desses órgãos permite e facilita a comunicação, a integração e a análise pelos principais representantes da comunidade acadêmica.

Outras ações que subsidiarão o processo de avaliação do desenvolvimento institucional foram incluídas no PAA e no Plano de Capacitação, o qual prevê, respectivamente, a geração e disponibilização de dados e informações em forma de conhecimento estratégico e a qualificação da tomada de decisão dos gestores, dentre outras ações. Outra ação fundamental diz respeito ao mapa de indicadores estratégicos, que servirá como instrumento de mensuração do desempenho e dos resultados institucionais em relação às metas pactuadas. A realização dessas ações terá importância direta no acompanhamento e avaliação da instituição.

O acompanhamento e a avaliação do desenvolvimento institucional são fundamentais para o aprimoramento contínuo do IFFluminense, especialmente, no monitoramento da estratégia de atuação.

A revisão do PDI deverá ser realizada anualmente, no que diz respeito:

I. ao Planejamento Estratégico, por meio dos indicadores e metas pactuadas, que poderão ser repactuadas, considerando cronograma expedido pela área de Desenvolvimento Institucional;

II. aos projetos estratégicos, tendo como instância de apreciação o Comitê Interno de Governança, considerando cronograma expedido pela área de Desenvolvimento Institucional;

III. ao Plano de Oferta de Cursos e Vagas, considerando as condições mínimas para abertura dos cursos e ampliação de vagas, assim como disponibilidade orçamentária, tendo como instância de apreciação o Colégio de Dirigentes e de aprovação o Conselho Superior (CONSUP);

IV. ao Plano Diretor de Infraestrutura Física, considerando novas necessidades de obras e reformas, assim como disponibilidade orçamentária, tendo como instância de apreciação o Colégio de Dirigentes e de aprovação o Conselho Superior (CONSUP).

A comunicação do desempenho institucional será realizada com relatórios de divulgação da evolução dos indicadores e metas e reuniões com a equipe gestora e órgãos colegiados.

13.2.1 Acompanhamento dos Indicadores de Desempenho

Os Objetivos Estratégicos descritos no Mapa Estratégico do Capítulo 6 apresentam toda estratégia institucional que servirá como um norte para o desenvolvimento de políticas, projetos e ações operacionais para o período de 2023.2 a 2028.1.

No entanto, não adianta implementar essas ações e não ter certeza de que elas estão realmente contribuindo para o alcance dos objetivos em questão. Desta forma, os indicadores de desempenho são propostos para medir o desempenho da Instituição à luz dos objetivos estratégicos traçados. Os indicadores estabelecidos no planejamento estratégico serão acompanhados periodicamente pela área de Desenvolvimento Institucional, em conformidade com os atributos estabelecidos.

Como já mencionado anteriormente, com o objetivo de possibilitar o acompanhamento e a divulgação de forma mais frequente e ampla da evolução dos indicadores e metas, será utilizado um sistema próprio de monitoramento, informatizado, que possibilitará a visualização do desempenho institucional, por meio do monitoramento dos indicadores, subsidiando a adoção de medidas, preferencialmente, de caráter preventivo. Para contribuir com o processo, poderão ser elaborados relatórios periódicos de análise dos indicadores e a disponibilização das metas e resultados no Painel de Acompanhamento dos Indicadores Institucionais. Destaca-se, entretanto, no momento da análise, a importância da consideração das relações de causa e efeito entre os diferentes indicadores abordados.

13.2.2 Formas de utilização dos resultados das avaliações

Os dados, informações e conhecimentos, disponibilizados nos relatórios e documentos de avaliação, possibilitam a qualificação da etapa de diagnóstico institucional, imprescindível para subsidiar o processo de manutenção e melhoria dos resultados alcançados.

Para Fowler (2011), a melhoria contínua presume uma série de pequenos passos incrementais de melhoramento, sendo gradual e constante e não se concentrando em mudanças radicais.

Neste contexto está inserido o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action) que resume a natureza repetitiva e cíclica do melhoramento contínuo. De acordo com Falconi (2013), trata-se de um ciclo de gestão organizacional com foco na melhoria contínua. O ciclo tem por objetivo tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução da gestão, dividindo-a em quatro principais passos:

Figura 13.1: Metodologia do PDCA (Figura disponível em https://drive.iff.edu.br/index.php/s/XiaqMPdmt8sxLwK)

            Os resultados oriundos dos processos de avaliação e monitoramento do PDI, quando utilizados dentro da metodologia do PDCA, representam possibilidades de melhoria contínua de toda a instituição, a saber:

• Ao identificar problemas e oportunidades de melhoria no processo, estamos na fase de planejamento, verificando o que precisa ser feito.
• Com as situações identificadas, partimos para o redesenho do processo, etapa da Ação, em que procuraremos modificar o processo, solucionando problemas e implantando melhorias.
• Redesenhado o processo, definiremos indicadores para acompanhamento do desempenho.
• Esses indicadores, além de outras coisas, nos mostram também se todas as ações tomadas foram ou estão sendo eficazes. Através dos indicadores e de outros mecanismos de controle, atuamos na parte de Verificação do ciclo PDCA.
• Após as devidas verificações no processo, elaboraremos novos planos de ação, a fim de sanar qualquer situação identificada na verificação. A partir daí o ciclo inicia-se novamente.

            Percebe-se que o ciclo é continuo, considerando que o diagnóstico ao final de um ciclo será utilizado como subsídio de análise para a os ajustes na fase de planejamento, dando início a um novo ciclo.

A Figura 13.2 (Ciclo de Avaliação do Desempenho Institucional) apresenta o contexto do planejamento estratégico institucional a partir da ótica de um ciclo desejável, pelo qual é possível perceber as relações entre as etapas de planejamento, levantamento de informações, mensuração, análise e comunicação do desempenho institucional. Neste ciclo de melhoria contínua, construído a partir de uma proposta metodológica da Escola Nacional de Administração Pública (ENAP), o PDI exerce papel fundamental, configurando-se como o elemento principal de coesão dos diferentes referenciais, orientando a sua concepção e desenvolvimento a cada exercício anual.

Figura 13.2 - Ciclo de Avaliação do Desempenho Institucional (Fonte: UCHOA, 2013) (Figura disponível em https://drive.iff.edu.br/index.php/s/XiaqMPdmt8sxLwK)

            O processo de utilização dos resultados das avaliações tem que ser visualizado, acima de tudo, como um processo de aprendizagem e formativo, por meio do qual as pessoas e a Instituição aprendem continuamente, aprimoram suas práticas e relações laborais e sociais a partir da consideração dos valores institucionais.

            Uma instituição pública de ensino, por ser um órgão público, além de ter suas ações regidas pelos princípios constitucionais da Administração Pública: a Legalidade, a Impessoalidade, a Moralidade, a Publicidade e a Eficiência; deve buscar oferecer um serviço de qualidade à sociedade, cumprindo assim o seu papel como agente do Estado.

13.3 Formas de Participação da Comunidade

As instituições não implementam estratégias, são as pessoas que o fazem. Partindo dessa premissa, resgata-se aqui a importância da participação e do envolvimento dos diferentes atores que constituem o IFFluminense, no processo de concepção, execução, acompanhamento, avaliação e atualização do PDI.

Cabe à gestão dos campi e da reitoria prover um ambiente que favoreça a transparência das informações, a comunicação, a cooperação e as condições necessárias para a produção e o compartilhamento do conhecimento individual e institucional.

Para que a comunidade possa participar do processo Autoavaliação Institucional, serão disponibilizadas informações no site do IFFluminense e ações de sensibilização in loco.

Com o objetivo de fortalecer o acesso às informações acerca do PDI, a instituição deverá prover a disponibilização da sua versão digital no Portal, além de versões impressas com tiragem mínima suficiente para atender as bibliotecas dos campi, gabinetes da direção geral das unidades, gabinete da reitoria e pró-reitorias. Ainda no intuito de manter a comunidade informada, possibilitando o olhar crítico e a captação de comentários e sugestões, o site institucional disponibilizará, por meio do menu "Desenvolvimento Institucional", informações atualizadas a respeito do Plano de Desenvolvimento Institucional, bem como o e-mail de contato (pdi@iff.edu.br) destinado ao recebimento de contribuições, que serão consideradas na revisão/atualização do documento. Outras informações específicas acerca do documento também poderão ser acessadas no site do PDI (pdi.iff.edu.br).