PDI - Seção Tecnologia da Informação e Comunicação (Dentro do Capítulo Infraestrutura)

1. A Tecnologia da Informação e Comunicação como ativo estratégico

A informação, nos dias atuais, consiste em um bem extremamente valioso para as organizações públicas, e a maneira como a mesma é tratada e gerenciada influencia, diretamente, no alcance do sucesso e na tangibilidade de propósitos, metas e ações estratégicas.

Dessarte, a relevância da Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) é cada vez mais perceptível, uma vez que auxilia na definição de objetivos de negócios e a própria gestão do conhecimento, que são suportadas em quase sua totalidade por sistemas de informação. Nessa abordagem, as aplicações e serviços de TIC podem influenciar consideravelmente na escolha de estratégias competitivas, tanto as em produção quanto futuras, que podem ser usadas para criar ou preservar competências essenciais. Nesse cenário, ressalta-se que a TIC no IFFluminense possui transversalidade em diversos eixos e permeia, inclusive, todas as suas áreas de negócio, o que denota inegavelmente a sua importância no contexto apresentado.

2. Planejamento no âmbito da Tecnologia da Informação e Comunicação

Visando a uma administração pública que efetivamente se destaque pelo melhor gerenciamento de recursos e incremento na qualidade dos serviços oferecidos à sua comunidade, é imprescindível a produção de um planejamento adequado para que se possibilite e estimule a melhoria contínua do desempenho organizacional.

A Instrução Normativa SGD/ME Nº 94, de 23 de dezembro de 2022, que trata do processo de contratação de soluções de TIC pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP) do Poder Executivo Federal, indica em seu Art. 6º que as contratações de soluções de TIC no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SISP deverão estar em consonância com o Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTIC) do órgão ou entidade, e alinhadas à Estratégia de Governo Digital e integradas à Plataforma Gov.br, quando tiverem por objetivo a oferta digital de serviços públicos.

Diante do supracitado e para a obtenção dos princípios expostos, é fundamental que ocorra o alinhamento das estratégias organizacionais com as estratégias e planos de TIC. Sendo assim, o PDTIC é o documento que permite orientar a execução e gerenciar o desempenho da área de TIC, definindo para isso estratégias e um plano de ação e metas para concretizá-las.

Na esfera do IFFluminense, de forma a garantir diretamente o êxito do Objetivo Estratégico 21 do PDI “Consolidar e atualizar a infraestrutura de TI”, o PDTIC será de suma importância para a sua consecução, pois nele estarão definidas as diretrizes, metas e ações que nortearão as equipes de TIC para tal, e será aprovado pelo Comitê de Governança Digital, instância máxima de TIC no Instituto.

Vale destacar que o PDTIC consiste também num importante subsídio para os gestores quanto à tomada de decisões, pois os permite atuar de maneira proativa, a aplicar corretamente recursos naquilo que é relevante e de forma a mitigar seu desperdício, melhorando com isso o gasto público e a qualidade do que é provido a toda a sua comunidade.

3. Colegiados de TIC do IFFluminense

O Instituto Federal Fluminense conta em sua estrutura organizacional com dois órgãos colegiados responsáveis pela tomada de decisões inerentes à área de TIC, sendo eles o Comitê de Governança Digital (CGD) e a Câmara de Tecnologia da Informação.

O CGD é um órgão colegiado de natureza consultiva, propositiva e deliberativa, com atuação autônoma no âmbito de sua competência em relação aos conselhos e demais órgãos colegiados existentes no IFFluminense, e é responsável pela implementação das ações de governo digital e pelo direcionamento dos recursos de Tecnologia da Informação e Comunicação aos objetivos estratégicos do IFFluminense, em consonância ao seu PDI e PDTIC.

Suas atribuições e competências encontram-se estabelecidas em seu regimento interno, que, por sua vez, também estabelece sua composição. Assim sendo, o comitê é constituído por um gestor responsável por cada área institucional, por um Diretor Geral representando cada núcleo do Instituto, pelo encarregado da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no IFFluminense e por um Diretor Executivo.

Já a Câmara de Tecnologia da Informação é um órgão colegiado de natureza consultiva que tem como finalidade colaborar tecnicamente para o desenvolvimento das políticas e ações do IFFluminense no âmbito da TIC, conforme disposto nos artigos 3º e 6º da Resolução nº 04/2011 do Conselho Superior.

A Câmara possui suas próprias atribuições e competências, que são:

1. Acompanhar as ações previstas no Plano de Desenvolvimento Institucional, nos planos de ação e em projetos e programas vinculados à sua área;

2. Analisar e emitir parecer sobre as propostas encaminhadas pelas respectivas Pró-Reitorias e/ou Diretorias dos campi (ou estruturas equivalentes);

3. Elaborar e atualizar normas regulamentadoras das atividades de sua área de atuação no âmbito do IFFluminense, que deverão ser submetidas ao Colégio de Dirigentes ou ao Conselho Superior, sempre de acordo com as atribuições estabelecidas pelo Estatuto do IFFluminense;

4. Subsidiar os respectivos conselhos no tocante às políticas de sua área de atuação.

Quanto à sua estruturação, a mesma é composta pelo responsável da Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI) e pelos coordenadores/diretores (ou funções equivalentes) de TIC dos campi. No tocante à condução deste colegiado, compete ao responsável da DGTI coordená-la de forma matricial a fim de uniformizar as políticas de Tecnologia da Informação e Comunicação no instituto.

4. Equipes de TIC do IFFluminense

Considerando o desenho sistêmico, no IFFluminense cada unidade possui uma equipe de TIC distinta, porém cabe à DGTI, situada na Reitoria, a responsabilidade de fomentar e supervisionar o planejamento, execução e avaliação de políticas e ações inerentes à Tecnologia da Informação e Comunicação no instituto.

Esta diretoria possui suas próprias atribuições e competências, que são:

1. Coordenar de forma matricial a Câmara de dirigentes de Tecnologia da Informação dos diversos campi do IFFluminense, de forma a uniformizar as políticas de gestão de Tecnologia da Informação no IFFluminense;

2. Definir, de forma compartilhada, a política de investimento em tecnologia da informação de acordo com o Plano de Desenvolvimento Institucional;

3. Elaborar, desenvolver e implantar os sistemas de informação do IFFluminense, bem como realizar-lhes a manutenção;

4. Manter controle da política de uso de software;

5. Propor e supervisionar a execução da política de informatização administrativa e gerenciar os recursos de informática no âmbito da Reitoria;

6. Representar o IFFluminense nos foros específicos da área, quando se fizer necessário;

7. Responsabilizar-se pela gestão e manutenção da política de segurança da informação;

8. Zelar pela garantia da manutenção e o bom funcionamento dos equipamentos e sistemas de informática do IFFluminense;

9. Executar outras funções que, por sua natureza, lhe estejam afetas ou lhe sejam atribuídas.

Como já destacado, cada campus possui uma equipe específica, e elas igualmente possuem atribuições e competências que lhes são particulares, sendo elas:

1. Levantar as demandas/necessidades de TI do campus o qual a equipe pertence e efetuar o devido planejamento para atendê-las;

2. Providenciar a aquisição de recursos de TI para o campus o qual a equipe pertence segundo o Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação e legislação vigente;

3. Desenvolver atividades de TI em consonância com as políticas e diretrizes de Tecnologia da Informação e Comunicação emanadas pelo CGD, Câmara de TI, Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação e pelo Diretor Geral do campus o qual a equipe pertence;

4. Fazer cumprir as políticas e diretrizes de Tecnologia da Informação e Comunicação emanadas pelo CGD, Câmara de TI, Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação e pelo Diretor Geral do campus o qual a equipe pertence;

5. Promover, orientar e acompanhar, no que compete à equipe de TI, a Política de Segurança da Informação;

6. Registrar, por meio de sistema específico, as requisições dos usuários;

7. Gerenciar e garantir o atendimento dos chamados de acordo com a ordem cronológica de abertura ou criticidade;

8. Manter os usuários informados, respondendo nos chamados abertos pelos mesmos, sobre o progresso de atendimento de suas requisições;

9. Monitorar o cumprimento dos acordos de níveis de serviço, quando houver;

10. Avaliar incidentes e, quando necessário, encaminhar as requisições de segundo e terceiro níveis às equipes pertinentes;

11. Prover suporte técnico aos serviços constantes no Catálogo de Serviços inerentes ao campus o qual a equipe pertence;

12. Instalar e configurar recursos computacionais e softwares que atendam aos interesses do campus o qual a equipe pertence, desde que solicitado formalmente;

13. Executar atividades de manutenção preventiva e corretiva necessárias à conservação dos recursos computacionais, instrumentos e outros materiais utilizados no campus o qual a equipe pertence, ou acompanhá-las quando forem realizadas por terceiros;

14. Zelar pela guarda, conservação, manutenção e limpeza dos equipamentos e materiais peculiares ao trabalho da coordenação/direção de TI o qual a equipe pertence;

15. Prover e manter o gerenciamento do inventário das licenças de softwares utilizados no campus o qual a equipe pertence;

16. Prover e manter o gerenciamento e inventário de recursos computacionais, telefonia e softwares utilizados no campus o qual a equipe pertence;

17. Desenvolver outras atividades inerentes à coordenação/direção de TI a qual a equipe pertence.

Apesar da autonomia que cada equipe de TIC possui, é imprescindível salientar que as mesmas poderão ter suas políticas e diretrizes também delineadas pelos órgãos colegiados de TIC do IFFluminense e pela DGTI.

4.1 Infraestrutura de Execução e Suporte

Devido ao tamanho e número de servidores que cada unidade do IFFluminense possui, as equipes de TIC possuem uma capacidade operacional distinta. No que tange à TIC da Reitoria, por exemplo, destaca-se que atualmente existem 18 servidores lotados na DGTI, com 16 deles distribuídos em 5 coordenações, sendo elas a Coordenação de Gestão de Serviços de TIC (3 servidores), Coordenação de Governança e Planejamento Estratégico de TI (1 servidor), Coordenação de Operação de Redes (2 servidores), Coordenação de Sistemas de Informação (9 servidores) e Escritório de Projetos de TI (1 servidor).

Ressalta-se, ainda, que as equipes de TIC possuem local físico próprio para a execução das atividades de atendimento e suporte aos serviços de TIC, e utilizam, de maneira a balizar o nível dos atendimentos, modelos de Gerenciamento de Serviços de TIC consolidados internacionalmente, como o framework ITIL®. Os processos de Gerenciamento de Serviços de TIC mapeados e utilizados pelas equipes estão disponíveis no endereço https://portal1.iff.edu.br/tic/gestao-de-processos-de-tic/gestao-de-processos-de-tic/processos-de-gerenciamento-de-servicos-de-ti. Salienta-se, também, que o horário de atendimento das direções/coordenações de TIC das unidades são estabelecidos objetivando a plena assistência das necessidades administrativas e de ensino.

Com o propósito de apresentar a dimensão da força de trabalho de TIC, a seguir é explicitada uma tabela que contém a relação do número de servidores por cargos desta área em cada unidade, bem como a denominação dos setores os quais estão lotados.

Tabela 1: Relação do nº de servidores de TIC por unidade (EM ANEXO)

Já em relação aos meios que os usuários de recursos e serviços de TIC, de todas as unidades, podem solicitar algum tipo de atendimento, são disponibilizadas 4 (quatro) formas para tal, sendo elas:

1. Via e-mail, com cada unidade do IFFluminense possuindo um e-mail específico para o setor de TIC para recebimento das demandas de atendimento;

2. Pela página web da Central de Serviços (https://centraldeservicos.iff.edu.br/otrs/customer.pl);

3. Por telefone;

4. Presencialmente.

4.2 Infraestrutura Tecnológica de TIC

Assim como cada unidade do instituto possui uma equipe de TIC específica, o mesmo ocorre quanto aos data centers. Dito isso, o centro de dados que provê os serviços de TIC institucionais, localizado na Reitoria, considerando as suas principais características, possui climatização de precisão, bem como 2 nobreaks de 10 Kva que funcionam de forma redundante, a fim de proporcionar infraestrutura física tolerante a falhas. Ainda sobre a infraestrutura elétrica, o data center possui um gerador de 55 Kva, que o atende automaticamente em caso de falha no fornecimento de energia pela concessionária.

Do ponto de vista da rede lógica, o citado data center possui 2 enlaces, sendo um provido pela Rede Nacional de Ensino e Pesquisa (RNP) com 1 Gbps e um contratado de 60 Mbps. Ambos atuam via protocolo BGP, o que garante o funcionamento e acesso aos serviços hospedados no centro de dados de forma contínua e sem interrupções, mesmo com falha em um deles.

Quanto à infraestrutura de rede, todo ambiente se encontra virtualizado, com 17 hosts hospedando as máquinas virtuais. A área de armazenamento é composta por 2 storages fiber channel de 50 TB, e a interconexão entre os hosts e a área SAN (Storage Area Network) possui 4 conexões redundantes com 8 a 16 Gbps de velocidade.

Quanto à infraestrutura tecnológica do data center das demais unidades do instituto, contemplando os recursos de climatização, redundância no fornecimento de energia elétrica, equipamentos servidores e links de internet, a tabela a seguir apresenta a realidade atual de cada um desses parâmetros.

Tabela 2: Informações sobre os data centers dos campi (EM ANEXO)

No âmbito do cabeamento estruturado e da cobertura das redes wireless nos setores acadêmicos, as unidades do IFFluminense possuem um panorama bem distinto, e a tabela a seguir explicita as particularidades de cada uma delas.

Tabela 3: Informações sobre cabeamento estruturado e redes wireless nos setores acadêmicos. (EM ANEXO)

O mesmo estudo foi efetuado para os setores administrativos, e os resultados obtidos podem ser analisados a seguir.

Tabela 4: Informações sobre cabeamento estruturado e redes wireless nos setores administrativos. (EM ANEXO)

Diante do exposto, visando à uniformização no provimento dos serviços de TIC à toda a comunidade institucional, alguns parâmetros foram definidos em reunião do Comitê Interno de Governança para que sejam executados durante a vigência deste PDI, sendo eles:

- 100% dos setores administrativos com cabeamento estruturado;

- 100% de cobertura das redes wIFF nos espaços de reunião, auditórios e bibliotecas;

- 75% de cobertura das redes wIFF com nível satisfatório nas áreas administrativas.

Em relação aos Acordos de Nível de Serviço (ANS), cada equipe de TIC possui/possuirá suas próprias definições. Como exemplo, para os serviços de TIC providos pela equipe da Reitoria, quando há a ocorrência de um incidente grave, o tempo de restauração é de até 4h; para os incidentes comuns, o tempo de restauração é de até 8h; e o atendimento de requisições de serviço é de até 24h. Tais informações podem ser consultadas na página dos serviços de TIC constantes no Catálogo de Serviços de TIC institucional, que pode ser acessado em https://portal1.iff.edu.br/tic/catalogo-de-servicos-de-tic.

Ainda na seara dos ANS, é importante destacar que, para os serviços sistêmicos, todos possuem um período de funcionamento de 24h x 7 dias, com uma taxa de disponibilidade acima de 99% ao ano.

4.3 Plano de Expansão e Atualização de Equipamentos

No IFFluminense, a cada 2 (dois) anos demandas e necessidades de TIC são angariadas de todas as suas unidades para que posteriormente sejam organizadas, categorizadas, priorizadas e apresentadas no seu PDTIC, que, conforme já delineado anteriormente, consiste num instrumento de planejamento de TIC.

Com isso, a expansão e atualização de equipamentos, sejam eles estações de trabalho ou equipamentos atinentes à infraestrutura de redes por exemplo, está relacionada ao planejamento de recursos e serviços de TIC que são abordados no PDTIC, uma vez que a elaboração desse plano consiste numa das etapas de aquisições de TIC regidas por Instruções Normativas do Governo Federal.

Complementarmente ao exposto acima, no PDTIC é produzido um Plano de Metas e Ações, que é a seção desse documento que contém as metas e indicadores para cada necessidade de TIC destacada, e é monitorado constantemente a fim de assegurar a consecução das necessidades de TIC elencadas. Havendo a pertinência, o PDTIC pode ser revisado anualmente, sendo o Comitê de Governança Digital o responsável por receber, avaliar e aprovar os pedidos de correções/inclusões que se apresentarem.

No entanto, mesmo existindo uma metodologia de planejamento de recursos de TIC consistente e um PDTIC vigente e publicizado, é imprescindível considerar que o atingimento de algumas necessidades, especialmente as relacionadas à aquisições, dependem da questão orçamentária para investimentos, e cada unidade do IFFluminense é responsável pela aquisição do que é solicitado pela sua comunidade.

Os PDTICs publicados, bem como as formas de monitorar sua consecução, são disponibilizados na página https://portal1.iff.edu.br/tic/planejamento-de-tic/pdtic.

Todavia, para um profícuo planejamento de substituição de estações de trabalho, em 12/2022 foi realizado um estudo onde, a partir do inventário desses equipamentos e considerando o ano de fabricação de seus processadores, foi obtido o nível de obsolescência, classificado por período de tempo, que varia de 1 a 3 anos, 4 a 6 anos, 7 a 9 anos e 10 anos ou mais, como mostram as tabelas a seguir.

Tabela 5: Nível de obsolescência do parque de computadores de uso acadêmico. (EM ANEXO)

Tabela 6: Nível de obsolescência do parque de computadores de uso administrativo. (EM ANEXO)

Com isso, tomando-se como exemplo o cenário dos computadores de uso administrativo da Reitoria, foi possível elencar que 46 equipamentos concentram-se na faixa de 4 a 6 anos; 31 estão na faixa de 7 a 9 anos e 93 na faixa de 10 anos ou mais.

Diante dessa perspectiva, devido às já mencionadas metas propostas pelo Colégio de Dirigentes, porém no tocante da substituição das estações de trabalho obsoletas, definiu-se que a cada ano 25% dos equipamentos que se encontram na faixa de 10 anos ou mais serão substituídos, ou seja, para o ano de 2023, na Reitoria, espera-se que 24 novos equipamentos sejam adquiridos.

Cabe evidenciar que a mesma lógica será aplicada aos computadores de uso acadêmico, que possuem sua conjuntura retratada mais detalhadamente na tabela a seguir.

Tabela 7: Informações detalhadas sobre laboratórios e micródromos das unidades do IFFluminense. (EM ANEXO)

Por último, enfatiza-se que além das supracitadas metas apontadas pelo Comitê Interno de Governança, há ainda uma delas que está associada ao Programa de Gestão do IFFluminense, que estabeleceu que o plano de compartilhamento de equipamentos deve considerar o mencionado programa a fim de otimizar a utilização de recursos computacionais.

4.4. Recursos de Tecnologia de Informação e Comunicação

Os recursos de TIC são imprescindíveis para viabilizar as ações acadêmico-administrativas, garantir a acessibilidade comunicacional, permitir a interatividade entre os membros da comunidade acadêmica e apresentar soluções tecnológicas comprovadamente inovadoras.

Dessarte, a fim de atender plenamente o supracitado, a TIC do IFFluminense oferece atualmente cerca de 130 serviços em seu Catálogo de Serviços, estando os principais listados a seguir.

4.4.1. Sistema Unificado de Administração Pública

Projeto de código aberto idealizado pelo Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN) e que possui cooperação técnica firmada com o IFFluminense desde 2012, visando ao seu aprimoramento, desenvolvimento de novos módulos e funcionalidades. Dividido em módulos, seu principal objetivo é de informatizar e otimizar os processos administrativos da instituição.

4.4.2. Q-Acadêmico – Sistema de Gestão Acadêmica

Sistema utilizado para o gerenciamento de processos acadêmicos, e possui como funcionalidades principais: lançamento de notas, faltas, ocorrências disciplinares, decisões de conselhos de classe, atividades complementares, projetos finais/monografias, bolsas, estágios, colação de grau, emissão de documentos (diários, boletim, histórico), etc.

4.4.3. Sophia – Sistema de Gerenciamento de Bibliotecas

Sistema para automação, gerenciamento e empréstimos de coleções e acervos bibliográficos que disponibiliza na web pesquisa do acervo disponível nas bibliotecas do instituto.

4.4.4. Sistema de Gerenciamento de Inscrições

Sistema utilizado para gestão de processos de seleção para ingresso discente no IFFluminense, e possui como funcionalidades principais: cadastro de candidatos, inscrição nos processos de seleção, solicitação e registro de condições especiais no certame (sistema de cotas, isenção da taxa de inscrição, atendimento especial para realização da prova, etc.), alocação de candidatos em salas, geração de material de identificação (listagens de salas, candidatos e malotes), leitura e correção automática das provas, classificação dos candidatos, publicação de resultados das etapas definidas em edital, emissão de relatórios gerenciais e geração de gráficos estatísticos.

4.4.5. Portal IFF

Portal institucional que provê informações gerais sobre a Reitoria, os campi, cursos, notícias e links para acesso a serviços/sistemas institucionais.

4.4.6. Sistema de Gerenciamento de Eventos

Sistema utilizado para o gerenciamento e divulgação de eventos institucionais de forma unificada em um único portal, e possui como principais funcionalidades: criação e customização de site de eventos, cadastro global de usuários, inscrição on line de participantes, credenciamento, submissão de trabalhos, emissão e autenticação de certificados.

4.4.7. Webmail Institucional

Serviço de correio eletrônico dos servidores do órgão, com domínio iff.edu.br, acessível por qualquer navegador da web conectado à Internet.

4.4.8. Plataforma de Educação a Distância - Moodle

Ambiente virtual de aprendizagem utilizado para o gerenciamento on line de atividades educacionais e aprendizagem colaborativa dos cursos de Educação a Distância (EaD) do IFFluminense, também utilizada para aplicação de cursos de formação aos servidores do órgão.

Além dos principais sistemas listados acima, também faz-se necessário citar outros importantes recursos tecnológicos que garantem a acessibilidade comunicacional para desempenho das atividades acadêmico-administrativas do órgão.

4.4.9. idIFF

Serviço de identificação unificada para os servidores ativos e alunos matriculados em todos os níveis de ensino do IFFluminense. Por meio de uma conta única é possível acessar diversos sistemas institucionais e serviços de organizações parceiras, eliminando-se a necessidade de manter diferentes senhas.

4.4.10. Rede wIFF

Disponibilização de acesso à rede interna e à internet, via rede sem fio, utilizando a mesma configuração em dispositivos móveis ou desktop, utilizando a identificação unificada (idIFF) como credenciais de autenticação.

Além da segurança, o serviço proporciona aos usuários facilidade de uso e mobilidade institucional, uma vez que a rede  seu sistema de autenticação é comum em todos os campi do IFFluminense.

4.4.11. Federação CAFe

A Comunidade Acadêmica Federada (CAFe) é um programa mantido e disponibilizado pela Rede Nacional de Ensino e Pesquisa (RNP) que reúne instituições de ensino e pesquisa brasileiras, no intuito de facilitar o acesso a diversos recursos tecnológicos e acadêmicos oferecidos pelas instituições membros da federação. Através da CAFe, os servidores, e alunos da instituição têm total mobilidade para acessar todos os recursos tecnológicos oferecidos pela comunidade utilizando sua identificação unificada (idIFF).

O IFFluminense participa da Comunidade Acadêmica Federada desde 2013, sendo responsável pela manutenção e fornecimento das informações sobre seus usuários e por sua autenticação, e permitindo acesso, principalmente, ao Portal de Periódicos da CAPES.

4.4.12. Google Workspace

Desde 2015, o IFFluminense aderiu ao pacote corporativo do Google Workspace, antigo G Suite, para disponibilizar aos seus servidores e alunos diversas ferramentas de colaboração e produtividade como o Gmail, Agenda, Meet, Chat, Drive, Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários, Classroom e muitas outras, atreladas a uma conta institucional e integrada ao idIFF.