Projeto do Acervo Acadêmico Digital

9.1 Diagnóstico institucional

O presente capítulo trata do processo de implantação e manutenção do acervo acadêmico no formato Digital no âmbito do IFFluminense. 

O IFFluminense estabeleceu em 2017, por meio da PORTARIA Nº 1873, DE 26 DE DEZEMBRO DE 2017, a realização dos atos processuais relativos aos processos administrativos do Instituto Federal Fluminense em meio eletrônico, através do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP). 

O projeto de implantação via SUAP permite a integração dos diferentes sistemas em uso na instituição, e a construção gradativa do acervo acadêmico em formato digital, na medida em que atividades referentes à vida acadêmica dos estudantes são expedidas/registradas pelo sistema.

Com a implantação do SUAP foi desenvolvida a integração de dados e módulos, de forma que possibilitassem a expedição e guarda de documentos eletrônicos digitais  relacionados a vida acadêmica dos estudantes. 

O processo de construção gradativa do acervo acadêmico em formato digital busca atender a legislação em vigor, tais quais destacamos:

- A Constituição Federal - incisos XXXIII do art. 5º e II do § 3º do art. 37 e § 2º do inciso V do art. 216;

- A Lei de Arquivos - artigos 1º e 3º da Lei nº 8159/1991;

- A Lei de Acesso à Informação - incisos II, III, IV e V do art. 3º e seu próprio caput da Lei 12.527; 

- O Decreto n° 9.235, de 15 de dezembro de 2017, onde se destacam os artigos 21 e 104;

- A Portaria MEC n° 315, de 04 de abril de 2018, artigos 45 a 48, que dispõem sobre prazos, objetivos e características do sistema de gerenciamento do acervo digital.

Os documentos ativos da instituição são gerenciados por meio do SUAP, com integração com os diferentes sistemas em uso na instituição. Para o gerenciamento dos acervos intermediário e permanente institucionais, será necessária a implantação de um repositório digital confiável (RDC-Arq).

O período atingido pela pandemia da Covid-19 acarretou uma série de consequências, a transformação digital avançou em diversos aspectos, mas algumas ações foram replanejadas por conta do esforço institucional em elaborar e executar as Atividades Pedagógicas Não Presenciais, o retorno com atividades híbridas (presenciais e não presenciais) e a retomada integral das atividades presenciais, que ocorreu no 2º semestre de 2022. 

9.2 Do Comitê Gestor do acervo acadêmico digital

O IFFluminense constituirá um Comitê Gestor para tratar das ações relativas ao Acervo Acadêmico Digital, a fim de atender ao disposto na Portaria MEC n° 315, de 04 de abril de 2018, Art. 45:

II - A IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido nesta Portaria, no Marco Legal da Educação Superior e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.

Para tanto, o Comitê de Governança Digital estabelecerá a composição do Comitê Gestor, a ser constituído por: membros que atuem/qualificados para atuar no Acervo Acadêmico Institucional; servidores dos setores de registro acadêmico e de tecnologia da informação; e membros do Comitê de Segurança da Informação e Comunicação.

9.3 Definição dos documentos do acervo acadêmico digital

Os documentos do acervo acadêmico digital do IFFluminense estão relacionados ao conjunto de documentos produzidos e recebidos em função das atividades referentes à vida acadêmica dos estudantes e àqueles necessários para comprovar seus estudos. Esses documentos estão definidos conforme o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (PORTARIA AN/MJ N° 092/2011) relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).

9.4 Estabelecimentos das diretrizes para gestão documental

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, conforme estabelecido na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

O modo de conversão e de preservação dos documentos deve garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos arquivísticos, tanto aos nato digitais quanto àqueles em suporte de papel.

São diretrizes para a gestão documental do IFFluminense:

- Adequação do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP);

- Proposição para aquisição de um Repositório Digital Confiável (RDC-Arq), conforme estabelecido pelo Conselho Nacional de Arquivos - Conarq -, na Resolução nº 43, de 04 de setembro de 2015; e

- Implantação do projeto de digitalização do legado de todo o Acervo Acadêmico nos termos da legislação vigente.

9.5 Política de segurança relativa ao acervo acadêmico digital

Para garantir a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade dos documentos, diversos aspectos de segurança relacionados a sistemas especializados de gerenciamento de documentos eletrônicos são necessários, a saber:

I. Restrição do acesso de usuários aos diferentes tipos de documentos, em função do perfil;

II. Garantia da imposição do fluxo de publicação estabelecido, em que somente pessoas autorizadas tenham permissão para editar e aprovar os documentos que serão digitalizados;

III. Auditoria dos acessos de pessoas a informações, bem como de todo o processo de publicação;

IV. Segurança e integridade dos repositórios de dados com backups automatizados; e 

V. Segurança nos acessos externos aos dados.

No âmbito da instituição, serão de responsabilidade do Comitê de Segurança da Informação e Comunicação a elaboração e proposição da Política de Segurança da Informação do acervo. Essa política deve ser aprovada pelo Comitê de Governança Digital, apreciada e acompanhada pelo Comitê do Acervo Acadêmico Digital.

9.6 Requisitos mínimos da solução tecnológica para todas as etapas de gestão do acervo

O Art. 46 da Portaria MEC nº 315/2018 definiu as características mínimas dos sistemas especializados de gerenciamento de documentos eletrônicos, a saber: 

I. Capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

II. Forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital; 

III. Método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e 

IV. Utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil.

O sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos deve atender aos requisitos definidos na Portaria MEC nº 315/2018, e possuir uma gestão integrada que permita o gerenciamento de fluxos de trabalho de publicação, captura automática de informações contidas no sistema de informação da instituição, bem como a consolidação e apresentação de dados e conteúdo oriundos de localidades e aplicativos/sistemas diversos. Além disso, deve ser capaz de gerenciar todo o ciclo de vida do documento, possibilitando atribuir metadados e a criação de regras de gestão, com criação de fluxos de trabalho e ações automatizadas totalmente parametrizáveis. Ademais, o sistema deve permitir também a classificação automática de documentos, o controle de versão e ter flexibilidade nas formas e possibilidades de apresentação.

9.7 Cronograma do processo de implantação do acervo acadêmico digital corrente e permanente

O cronograma de ações para o Acervo Acadêmico Digital deverá ser ajustado de acordo com o calendário do PDI, seguindo a previsão anual indicada a seguir.

CRONOGRAMA DISPONÍVEL EM https://drive.iff.edu.br/index.php/s/jhOwroP5moWkuZ3